Как написать пресс релиз?

Пресс-релиз - это письменное заявление в средствах массовой информации. Он может предоставлять информацию о новостях, включая запланированные мероприятия, повышение персонала, награды, новую продукцию и услуги, достижения продаж и др. Журналисты обычно рассматривают пресс-релиз как очерк. Это основной инструмент работы сотрудников по связям с общественностью (пиарщиков), и мы вам расскажем, как правильно его написать.

Метод 1 из 2: Пишем выделяющийся пресс-релиз

1. 1

   Напишите заголовок. Он должен быть кратким, четким и по существу: для пресс-релиза важно, чтобы заголовок был как можно короче. Профессионалы в области пиара рекомендуют писать заголовок только после того, как написан пресс-релиз. Вернитесь к этому пункту, когда закончите с текстом. Помните, именно за заголовок зацепится взгляд любого читателя, так что этот момент крайне важен.

   • Сайт wikiHow признан самым надежным источником информации.Поняли, как это работает? Теперь вы хотите узнать подробности! Заголовок пресс-релиза должен захватывать журналиста так, как читателей захватывают заголовки газет. Он может описывать последнее достижение организации, недавнее событие, заслуживающее огласки, новый продукт или услугу.

   • Заголовки пишутся жирным шрифтом! Шрифт заголовка должен быть крупнее остального текста. Обычно заголовки пишутся в настоящем времени.

   • Первое слово пишется с заглавной буквы, как и все имена собственные. Большинство заголовков пишется строчными буквами, но использование заглавных букв с подходящим шрифтом может придать заголовку более привлекательный внешний вид. Не делайте все слова заглавными.

   • Выделите из пресс-релиза важные ключевые слова. Это самый простой способ написать заголовок. Попробуйте составить из ключевых слов логическое и привлекающее внимание заявление. Если после заголовка идет резюмирующее предложение, примените ту же тактику. Ключевые слова не только улучшат позиции в поисковых системах, но и помогут журналистам и читателям сразу понять содержание пресс-релиза. Посмотрите на действия указанные в этом первом шаге, и вы поймете, что каждое из них могло бы быть заголовком пресс-релиза.

   Реклама

2. 2

   Напишите текст. Пресс-релиз должен быть написан так, как вы хотели бы видеть его в новостях. Помните, у журналистов вечно не хватает времени, поэтому они не будут искать дополнительную информацию о вашем особом событии, а напишут рецензию по вашему пресс-релизу. Поэтому он должен охватывать все, что вы хотите, чтобы написали журналисты.

   • Начните с даты и города, в котором выпущен пресс-релиз. Не указывайте город только в том случае, если это запутает читателя, например, релиз написан в Москве о филиале компании в Туле.

   • Первое предложение должно захватывать читателя и раскрывать содержание релиза. Например, если заголовок звучит так: "Издательство Карпрен выпускает новую книгу о Второй мировой войне", то первое предложение должно быть примерно таким: "Издательство Карпрен сегодня выпустило новую книгу талантливого писателя Арчи Кей о событиях Второй мировой войны". Это предложение дает дополнительную информацию к заголовку, но, также зазывает писателя читать дальше. Следующие одно-два предложения должны развить высказанную в первом предложении информацию.

   • Текст пресс-релиза должен быть компактным. Не используйте слишком длинных предложений и абзацев. Не повторяйтесь и постарайтесь использовать поменьше жаргона. Стремитесь к простоте без лишних слов.

   • Первый абзац (2-3 предложения) должен резюмировать пресс-релиз. В наши дни ни журналисты, ни другие читатели не будут читать пресс релиз целиком, если начало статьи не вызывает интереса.

   • Предоставляйте факты - события, товары, услуги, люди, цели, намерения, планы, проекты. Вы должны использовать максимальное количество фактов. Простой метод написать эффективный пресс-релиз это составить список пояснений на вопросы: кто, что, когда, где, почему и как.

3. 3

   Текст должен быть ясно связан. Кто, что, когда, где, почему и как - ответы на эти вопросы должны четко проинформировать читателя. Рассмотрим пример составления пресс-релиза на вышеуказанном заголовке:

   • Кто? Издательство Карпрен.

   • Что за новости? Издательство Карпрен выпускает книгу.

   • Когда это произойдет? Завтра.

   • Где будет иметь место данное событие? Во всех крупных книжных магазинах.

   • Почему это новости? Потому что книга написана известным писателем Арчи Кей.

   • Как это будет происходить? Писатель будет раздавать автографы в книжном магазине в Чикаго, а затем совершит тур по стране.

     • После определения основных деталей, заполните пробелы дополнительной информацией о людях, продукции, датах и т.д., связанной с новостями.

     • Если ваша компания не является основным предметом новостей, но служит источником пресс-релиза, четко укажите это в тексте.

   • Краткость - сестра таланта. Пресс-релиз не должен превышать трех страниц. В распечатанном варианте должен быть двойной интервал между строками.

   • Вы должны постараться сделать пресс-релиз заслуживающим освещения в печати. Это увеличит его шансы попасть в прессу. Поинтересуйтесь, что актуально для вашего сектора и используйте это, чтобы заинтересовать журналиста или редактора.

4. 4

   Напишите пресс-релиз так, чтобы он был написан по делу и с учетом читателей. Есть все шансы, что редактор, которому вы отправите свой пресс-релиз, ежедневно получает десятки таких писем! Если хотите, чтобы ваш пресс-релиз опубликовали, он должен быть хорош, очень хорош! Ну или хотя бы как можно более «готовым к печати»…

   • Первая мысль редактора при виде любого пресс-релиза формулируется примерно так: «Сколько времени я убью на то, что подготовить это к печати?» Если в вашем релизе полно ошибок, не хватает нужной информации и так далее, то, возможно, редактор даже не будет за него браться. Соответственно, проверьте все – от орфографии и до содержания.

   • Почему тем людям не все равно, что вы говорите? Скажем так, если вы обращаетесь к правильной, подходящей аудитории, то все и так понятно. А если нет, то, кхм, зачем им тратить на вас свое время? Чтобы быть на верном пути, вам нужно предоставлять заинтересованным людям интересующие их новости (новости, не рекламу!).

     • Кстати, если отправить пресс-релиз утром, то есть все шансы, что к нему отнесутся внимательнее – так у редакторов будет больше времени привести ваш пресс-релиз в соответствующий формат. В общем, не забывайте про такт.

5. 5

   Свяжите все воедино. Добавьте в релиз ссылки на новостные и информационные источники, которые связаны с описываемой вами новостью. Компания, пресс-релиз которой вы подготовили, разместила онлайн какую-то полезную для читателей информацию? Отлично, впишите ссылку!

   • Если волнуетесь о том, соответствует ли ваш релиз стандартам, сделайте ход конем и посмотрите, что и как пишут люди. Возможно, вы даже найдете пресс-релизы, написанные в честь события, аналогичного тому, про которое пишете вы! Сайты вроде PR Web и PR Newswire вполне подойдут для такого поиска.

   Реклама

Метод 2 из 2: Секреты формата «пресс-релиз»

1. 1

   Изучите базовую структуру пресс-релиза. Итак, вы знаете, что должно быть в пресс-релизе. Это хорошо, не спорим. Остается другой вопрос – а как это все между собой связать? Для начинающих, пожалуй, основным советом будет постараться изложить все на одной-единственной странице, не более. Если только вы не пишете про сводки с фронтов Третьей Мировой, вряд ли кто-то будет тратить на чтение вашего пресс-релиза много времени. Вот что вам понадобится (о чем-то, к слову, мы уже рассказали):

   • Фраза ПРЕСС-РЕЛИЗ должна находиться вверху слева.

     • Если релиз приурочен к какой-то дате, следует написать "ОПУБЛИКОВАТЬ...", а дальше ту дату, когда надо опубликовать. Без этого примечания релиз будет опубликован сразу же (если, конечно, будет).

   • Далее идет заголовок, выделенный жирным начертанием и расположенный по центру страницы.

     • Если хотите, можно набрать заголовок курсивом.

   • Первый абзац: самая важная информация. Начните с даты появления новости, будет довольно профессионально и по-деловому.

   • Второй (и, возможно, третий) абзац: менее важная информация. Тут место цитатам и фактам.

   • Информация о фирме: тут уже расскажите про вашу компанию. Кто вы, что вы, чем гордитесь, ради чего работаете – объясните все это людям!

   • Контактная информация: тут уже больше про автора (возможно, про вас!). Если ваш пресс-релиз окажется кому-то интересным, то эти люди наверняка захотят разузнать побольше!

   • Мультимедийные материалы: разместите здесь хотя бы ссылку на Twitter.

2. 2

   Под текстом релиза разместите стандартный шаблон. Какой именно шаблон? Шаблон с информацией о компании! Когда журналист выберет ваш пресс-релиз для статьи, ему понадобится эта информация – ее надо будет указывать в статье, которую он готовит! Поэтому предоставьте ее заблаговременно в данном разделе.

   • Название раздела должно быть таким: «О компании XYZ».

   • Написав заголовок, в одном-двух абзацах (каждый в 5-6 строк) расскажите о своей компании. Текст должен описать вашу компанию, чем она занимается, какой политикой руководствуется. У большинства организаций имеются профессионально написанные брошюры, презентации, бизнес-планы и т.д. Вы можете взять информацию оттуда.

   • В конце раздела дайте ссылку на ваш сайт. Ссылка должна содержать точный и полный URL (без вложений), чтобы при печати она распечатывалась полностью. Например:http://www.your_company_website.com, а не "нажмите сюда, чтобы посетить наш сайт".

   • Если на сайте компании имеется отдельная страница для средств массовой информации, то это тоже необходимо указать и предоставить URL. На таких страницах указывается контактная информация и информация для прессы.

3. 3

   Добавьте контактную информацию. Если ваш пресс-релиз заслуживает освещения в печати, то журналистам понадобится дополнительная информация или они захотят провести интервью с основными действующими лицами. Если вы ничего не имеете против того, чтобы СМИ связывались с вашими ключевыми сотрудниками напрямую, можете предоставить их контакты в пресс-релизе. Например, если вы пишете про инновации, тогда можете предоставить контактные данные вашего инженерного или исследовательского отдела.

   • В противном случае вы должны предоставить контактные данные вашего отдела по связям с общественностью. Если у вас нет такой команды, назначьте кого-либо связующим звеном между СМИ и вашими сотрудниками.

   • Контактные данные должны быть ограниченны текущим пресс-релизом и должны включать в себя:

     • Официальное название компании

     • Официальное название отдела по связям с общественностью и контактное лицо

     • Адрес офиса

     • Номера телефона и факса с правильными кодами страны и города и добавочными номерами

     • Номер мобильного телефона (не обязательно)

     • Часы работы

     • Адреса электронной почты

     • Адрес веб-сайта компании

4. 4

   По возможности, укажите ссылку на электронную копию релиза. Это, так сказать, правило хорошего тона, так что ведите журнал пресс-релизов на веб-сайте компании – не помешает. Более того, так вам буде существенно проще и распространять пресс-релиз в электронном формате, и следить за ним в архивных целях.

5. 5

   Закончите пресс-релиз тремя символами решетки (#) под последней строкой по центру. Это стандарт журналистики. Кто-то может подумать, что вы просидели в Twitter’е слишком много, но на самом деле вы все сделаете правильно.

   Реклама

Советы

• Используйте заголовок в качестве темы письма. Если вы написали хороший заголовок, то это выделит ваше письмо в почтовом ящике редактора.

• Почитайте в интернете другие пресс-релизы. Так вы прочувствуете тон, язык, структуру и формат пресс-релиза.

• Не тратьте время на написание заголовка, пока не напишите текст релиза. Заголовки в газетах и журналах пишут редакторы, но вам не помешает придумать броское название для релиза. Заголовок может быть единственным вашим шансом. Он должен быть кратким и фактическим. Но если вы попытаетесь придумать его до того, как возьметесь за релиз, вы потратите время впустую, ведь вы еще точно не знаете, что именно будет в вашем релизе.

• Обрабатывайте каждый релиз, фокусируйте его на конкретном секторе и отсылайте его конкретному журналисту, который занимается именно этой темой. Всю эту информацию вы можете найти в интернете. Рассылка одного и того же пресс-релиза по разным секторам разным журналистам говорит о том, что вы ищете легких путей.

• Отправляйте пресс-релиз по электронной почте, однако не забывайте про форматирование в частности и форматы файлов вообще. Релиз должен быть приложен к письму, а не, собственно, размещен в теле письма. Формат вложенного файла, в свою очередь, это или так называемый plain text (.txt), или .RTF. Можно, конечно, отправлять и файлы, созданные в Word, но тут есть тонкость – если вы используете более новые версии этого текстового редактора, сохраняющие в .docx, то вместе с таким файлом надо отправлять и файлы .doc. Сами понимаете, программное обеспечение дорогое, обновлять все и сразу удается не всем. В свою очередь, .pdf файлы надо отправлять лишь тогда, когда вы отправляете пресс-релиз, где много графических материалов. Разумеется, не надо сперва распечатывать релиз, потом сканировать его и отправлять редактору в формате .jpg – это пустая трата времени (как вашего, так и времени редактора). Отправляйте релиз электронным сообщением.

• Включите в ваш релиз "призыв к действию". Эта информация о том, что вы хотите от читателя. Например, хотите ли вы, чтобы читатель купил вашу продукцию? Если да, то укажите где ее найти. Вы хотите, чтобы читатель посетил ваш веб-сайт и принял участие в конкурсе или узнал побольше информации о вашей компании? Если да, то укажите адрес веб-сайта компании.

• Упомяните название компании в заголовке, подзаголовке или первом параграфе, чтобы поисковые системы легче находили ваш релиз. Если вы отсылаете кому-либо распечатанную версию вашего пресс-релиза, то распечатайте его на официальных бланках компании.

• Очень важно время выпуска. Пресс-релиз должен содержать актуальные и свежие новости.

• Используйте жаргон и специализированные технические термины только в крайнем случае.

• Контрольный звонок может помочь продвижению пресс-релиза в печать.

Реклама

Предупреждения

• Статьи должны быть положительными. Не употребляйте такие фразы, как: "после ухода в отставку предыдущего председателя" или "после определенного периода бездействия". Такие фразы могут заинтересовать журналиста, и он проведет свое собственное расследование. Даже если председатель ушел в отставку по причине плохого здоровья, в статье могут написать обратное.

• Не предоставляйте контактную информацию других людей без их согласия. Кроме того, они должны быть доступны в первые дни после релиза.

• Помните, что у большинства редакторов слишком много работы и мало сотрудников. Если вы облегчите им жизнь, они ответят тем же. Если вы напишите подходящий релиз, то редактор может его напечатать, так как с текстом не надо много работать. Соответственно, если основу релиза будет составлять реклама, в тексте не будет выдержан пиар стиль, то редактор просто его удалит.

• Всегда включайте цитаты, лучше всего от лица, непосредственно участвовавшего в предмете релиза. Цитата не должна быть слово в слово, но она должна быть правдоподобной. В любом случае, вы должны получить разрешение на публикацию цитаты непосредственно у автора фразы. Это также позволит журналистам подготовить статью без подтверждающих интервью.

• Отправляя пресс-релиз по электронной почте, не делайте заголовок вашего письма "пресс-релиз". Вы только смешаетесь с толпой. Привлеките внимание редактора броским названием и используйте для этого заголовок пресс релиза, например, "Компания Бренд выиграла государственный тендер на 30 миллиардов долларов".